Матрица Эйзенхауэра в Excel — скачать бесплатно шаблон

Когда список дел становится слишком большим, бывает сложно понять, за что браться в первую очередь. Одни задачи срочные, другие действительно важные, третьи можно передать кому-то еще, а некоторые вообще не стоят потраченного времени.

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты и разделить задачи по двум простым критериям: важность и срочность.

Мы подготовили бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра в Excel, который упрощает этот процесс. Достаточно добавить задачи и указать, являются ли они важными и срочными. Таблица поможет определить квадрант и понять, что делать с каждой задачей: выполнить сейчас, запланировать, делегировать или исключить.

Скачать матрицу Эйзенхауэра в Excel бесплатно

Готовый шаблон можно использовать для работы, учебы, личных дел, управления проектами и планирования недели.

Скачать матрицу Эйзенхауэра в Excel бесплатно

Формат файла: XLSX.

Шаблон не содержит макросов и включает не только саму матрицу, но также список задач, недельное планирование, автоматическое определение квадранта и контроль сроков.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — метод расстановки приоритетов, при котором задачи оцениваются по двум критериям:

• насколько задача важна;
• насколько задача срочна.

В результате все дела распределяются между четырьмя квадрантами.

	Срочно	Не срочно
Важно	1. Сделать	2. Запланировать
Не важно	3. Делегировать	4. Исключить

Главная ценность такого подхода заключается в том, что длинный список дел превращается в понятную систему приоритетов.

Вместо вопроса:

«Что из этих 30 задач мне делать первым?»

появляются четыре гораздо более простых решения:

Сделать → Запланировать → Делегировать → Исключить.

Для чего нужна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает решить распространенную проблему планирования: срочное далеко не всегда является важным.

Например, человек может весь день:

• отвечать на сообщения;
• разбирать почту;
• реагировать на чужие просьбы;
• посещать необязательные встречи;
• решать мелкие вопросы.

Все это создает ощущение занятости.

Но действительно важная задача, которая способна серьезно повлиять на результат, при этом может оставаться невыполненной.

Матрица приоритетов позволяет посмотреть на список дел более объективно.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Рассмотрим каждый квадрант отдельно.

Квадрант 1 — важно и срочно

Это задачи, которые одновременно:

важны + требуют быстрого выполнения.

Их следует выполнять в первую очередь.

Например:

• сегодня заканчивается срок сдачи проекта;
• необходимо устранить критическую ошибку;
• нужно подготовиться к завтрашнему экзамену;
• необходимо оплатить счет с истекающим сроком;
• произошла аварийная ситуация;
• клиенту необходимо предоставить результат сегодня.

В нашем Excel-шаблоне такой тип задач получает действие:

Сделать.

Пример

Допустим, сегодня пятница, а до 18:00 необходимо отправить заказчику отчет.

Задача важная?

Да.

Задача срочная?

Да.

Следовательно:

Квадрант 1 → Сделать.

Квадрант 2 — важно, но не срочно

Это один из наиболее интересных квадрантов.

Сюда относятся задачи, которые имеют большое значение, но пока не требуют немедленного выполнения.

Например:

• обучение;
• развитие профессиональных навыков;
• планирование нового проекта;
• работа над долгосрочной целью;
• подготовка заранее;
• создание финансового плана;
• профилактика проблем;
• стратегическое планирование.

Для таких задач используется действие:

Запланировать.

Пример

Вы хотите пройти профессиональный курс в течение следующих трех месяцев.

Это важно?

Да.

Нужно закончить его сегодня?

Нет.

Следовательно:

Квадрант 2 → Запланировать.

Именно такие задачи особенно легко постоянно откладывать, поскольку у них нет ощущения немедленной срочности.

Квадрант 3 — срочно, но не важно

Сюда попадают дела, которые требуют внимания прямо сейчас, но имеют небольшое значение для ваших основных целей.

Например:

• часть телефонных звонков;
• некоторые сообщения;
• организационные вопросы;
• чужие мелкие просьбы;
• часть совещаний;
• рутинные операции.

Для таких задач следует рассмотреть действие:

Делегировать.

То есть подумать, обязательно ли выполнять эту работу самостоятельно.

Пример

Необходимо сегодня заказать канцтовары для офиса.

Это срочно?

Да.

Обязательно ли руководителю самостоятельно выбирать и заказывать бумагу?

Вероятно, нет.

Задачу можно передать другому сотруднику.

Получаем:

Квадрант 3 → Делегировать.

Квадрант 4 — не важно и не срочно

Это задачи, которые:

не являются важными и одновременно не являются срочными.

Для них предусмотрено действие:

Исключить.

Именно этот квадрант заставляет задуматься, действительно ли некоторые дела вообще должны присутствовать в списке.

Это могут быть:

• бессмысленные действия;
• ненужные встречи;
• просмотр неважной информации;
• постоянная проверка уведомлений;
• некоторые необязательные задачи;
• дела, которые давно потеряли актуальность.

Не обязательно буквально удалять абсолютно все задачи четвертого квадранта. Суть заключается в том, чтобы не позволять им вытеснять действительно важные дела.

Как выглядит заполненная матрица Эйзенхауэра

Предположим, на сегодня есть восемь задач.

Задача	Важно	Срочно	Решение
Сдать отчет заказчику	Да	Да	Сделать
Составить план развития проекта	Да	Нет	Запланировать
Исправить критическую ошибку	Да	Да	Сделать
Заказать бумагу в офис	Нет	Да	Делегировать
Начать профессиональный курс	Да	Нет	Запланировать
Ответить на организационный звонок	Нет	Да	Делегировать
Просмотреть случайные новости	Нет	Нет	Исключить
Разобрать старые ненужные файлы	Нет	Нет	Исключить

После такого распределения уже намного проще понять порядок действий.

Матрица Эйзенхауэра в Excel

Матрицу можно нарисовать на бумаге, доске или в блокноте.

Но Excel дает несколько дополнительных возможностей.

Можно:

• хранить большое количество задач;
• назначать категории;
• устанавливать сроки;
• отмечать статус;
• указывать ответственного;
• автоматически определять квадрант;
• контролировать просроченные задачи;
• планировать неделю;
• фильтровать список;
• изменять приоритеты;
• хранить историю.

Поэтому мы сделали не просто картинку из четырех квадратов, а полноценный шаблон матрицы Эйзенхауэра в Excel.

Что входит в шаблон Formulion

В файле предусмотрено несколько рабочих листов.

Матрица Эйзенхауэра

Главный лист помогает быстро увидеть принцип распределения задач между четырьмя квадрантами:

Сделать

Запланировать

Делегировать

Исключить

Так можно быстро определить, какое действие соответствует конкретному сочетанию важности и срочности.

Список задач

Это основная рабочая часть шаблона.

Вместо того чтобы вручную размещать каждую новую задачу внутри четырех квадратов, можно вести единый список.

Для каждой задачи указываются основные параметры.

Например:

• название задачи;
• категория;
• важность;
• срочность;
• срок;
• статус;
• ответственный;
• следующий шаг.

После этого Excel помогает определить соответствующий квадрант.

Такой подход особенно удобен, если задач много.

Автоматическое определение квадранта

Одна из главных функций шаблона — пользователю не требуется самостоятельно помнить, к какому квадранту относится каждое сочетание.

Логика простая:

Важно + Срочно

→ 1. Сделать

Важно + Не срочно

→ 2. Запланировать

Не важно + Срочно

→ 3. Делегировать

Не важно + Не срочно

→ 4. Исключить

Вы оцениваете задачу, а таблица помогает получить решение.

Категории задач

Необязательно использовать матрицу только для работы.

В одном файле можно вести задачи разных типов.

Например:

• Работа;
• Личное;
• Учеба;
• Дом;
• Проект;
• Финансы;
• Другое.

Благодаря этому матрица может использоваться как универсальный инструмент личного планирования.

Срок выполнения

Для задач можно указывать дату выполнения.

Это особенно важно для первого и второго квадрантов.

Например, задача:

«Подготовить презентацию»

может сегодня относиться к категории:

Важно + Не срочно.

Но по мере приближения срока она способна превратиться в:

Важно + Срочно.

Поэтому при работе с матрицей полезно регулярно пересматривать список.

Контроль дедлайнов

Сам по себе список задач мало помогает, если пользователь не видит приближающиеся сроки.

Поэтому в Excel-шаблоне предусмотрен контроль дедлайнов.

Это помогает обратить внимание на задачи, срок которых приближается или уже прошел.

Особенно полезно это при работе с большим списком дел.

Статусы задач

У задачи может меняться состояние.

Например:

Не начато → В работе → Готово

или она может быть:

Отложена

либо:

Отменена.

Статусы помогают отделять активные задачи от уже завершенных и не держать все дела в голове.

Ответственный за задачу

Поле ответственного особенно полезно для третьего квадранта — «Делегировать».

Если задача срочная, но не требует вашего непосредственного участия, можно указать человека, которому она передана.

Например:

Заказать материалы → Анна

Подготовить документы → Сергей

Проверить оборудование → Алексей

Таким образом, матрица превращается не только в инструмент личного тайм-менеджмента, но и в простой способ распределения задач небольшой команды.

Следующий шаг

Большая задача часто вызывает сложности не из-за объема, а потому что непонятно, с чего начинать.

Поэтому полезно отдельно записывать следующее конкретное действие.

Например:

Задача:

Подготовить коммерческое предложение

Следующий шаг:

Запросить у клиента техническое задание.

Или:

Задача:

Пройти курс Excel

Следующий шаг:

Посмотреть первый урок.

Так абстрактная задача превращается в понятное действие.

Планирование недели

В шаблоне предусмотрен отдельный лист для недельного планирования.

Это позволяет связать матрицу приоритетов с реальным календарем.

Сначала пользователь определяет:

что действительно важно,

а затем решает:

когда именно это будет сделано.

Такой подход особенно полезен для задач второго квадранта.

Если важное, но несрочное дело просто оставить в списке, оно может находиться там месяцами.

Если поставить его в план на конкретный день — вероятность выполнения становится выше.

Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Готовый файл уже содержит структуру для работы, поэтому создавать таблицу самостоятельно не требуется.

Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра Excel бесплатно

Шаблон можно изменить под себя: добавить собственные категории, задачи и ответственных.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра в Excel

Рассмотрим весь процесс пошагово.

Шаг 1. Выпишите задачи

Не пытайтесь сразу определить идеальный порядок.

Сначала соберите все дела в одном месте.

Например:

• подготовить отчет;
• купить продукты;
• пройти урок;
• ответить клиенту;
• составить план проекта;
• позвонить поставщику.

Шаг 2. Определите важность

Для каждой задачи задайте вопрос:

«Влияет ли выполнение этой задачи на мои цели, результат, обязательства или действительно значимые последствия?»

Если да — задача важная.

Если нет — вероятно, неважная.

Шаг 3. Определите срочность

Следующий вопрос:

«Требует ли задача выполнения в ближайшее время?»

Если промедление приводит к проблеме или есть близкий дедлайн, задачу можно считать срочной.

Важно не путать:

«хочется сделать быстрее»

и

«действительно необходимо сделать сейчас».

Шаг 4. Посмотрите на квадрант

После выбора важности и срочности задача попадает в соответствующую категорию.

Дальше решение становится проще:

1 → Сделать

2 → Запланировать

3 → Делегировать

4 → Исключить

Шаг 5. Установите срок

Особенно это важно для задач:

«Сделать» и «Запланировать».

Для первого квадранта срок обычно уже близко.

Для второго его полезно установить самостоятельно.

Шаг 6. Назначьте следующий шаг

Для сложных задач определите конкретное ближайшее действие.

Не:

«Заняться сайтом»

а:

«Составить структуру главной страницы».

Не:

«Учить английский»

а:

«Пройти урок №5».

Шаг 7. Регулярно пересматривайте матрицу

Приоритеты меняются.

Сегодня задача может быть:

важной, но несрочной.

Через неделю она может стать:

важной и срочной.

Поэтому матрицу полезно просматривать регулярно — например, утром или при составлении плана на неделю.

Как правильно определять важность задачи

Это один из самых сложных моментов.

Срочность обычно заметна: есть дата, звонок, дедлайн или человек, который ждет результат.

С важностью сложнее.

Попробуйте задать несколько вопросов:

Что произойдет, если я вообще не выполню эту задачу?

Приближает ли она меня к важной цели?

Есть ли серьезные последствия невыполнения?

Обязательно ли мне заниматься этим самостоятельно?

Будет ли эта задача иметь значение через неделю или месяц?

Такие вопросы помогают избежать ситуации, когда абсолютно все дела объявляются важными.

Почему нельзя помещать все задачи в первый квадрант

Одна из распространенных ошибок — считать почти все задачи одновременно важными и срочными.

В результате матрица превращается в обычный список дел.

Если в квадранте «Сделать сейчас» находится 30 задач, приоритизация практически исчезает.

Стоит еще раз проверить:

• действительно ли все эти задачи важны;
• действительно ли их нужно выполнять сегодня;
• можно ли что-то запланировать;
• можно ли что-то делегировать;
• можно ли от чего-то отказаться.

Почему второй квадрант особенно важен

Квадрант «Важно, но не срочно» часто содержит задачи, связанные с долгосрочными результатами.

Например:

• обучение;
• развитие проекта;
• создание новых продуктов;
• стратегическое планирование;
• подготовка заранее;
• развитие навыков;
• профилактика будущих проблем.

Парадокс заключается в том, что такие дела легко откладывать именно потому, что сегодня ничего страшного не произойдет.

Но если постоянно игнорировать второй квадрант, часть таких задач со временем превращается в первый:

«Важно и срочно».

Например:

Был месяц на подготовку → осталось два дня → задача стала срочной.

Поэтому хороший тайм-менеджмент — это не только быстрое выполнение срочных дел, но и регулярная работа с важными несрочными задачами.

Матрица Эйзенхауэра для работы

На работе метод можно использовать для сортировки:

• текущих проектов;
• поручений;
• писем;
• встреч;
• отчетов;
• задач клиентов;
• административных дел;
• обучения;
• долгосрочных проектов.

Например:

Критическая ошибка на сайте

→ Сделать.

Разработать план развития продукта

→ Запланировать.

Заказать канцтовары

→ Делегировать.

Посетить необязательную встречу без понятной цели

→ Рассмотреть возможность исключения.

Матрица Эйзенхауэра для личных дел

Метод подходит и для повседневной жизни.

Например:

Оплатить сегодня счет

→ Сделать.

Спланировать отпуск через полгода

→ Запланировать.

Попросить другого члена семьи забрать заказ

→ Делегировать.

Разобрать ненужную подписку на рассылку

→ Исключить или выполнить при наличии свободного времени.

Таким образом, в одной таблице можно совмещать рабочие и личные задачи либо вести их отдельно с помощью категорий.

Матрица Эйзенхауэра и обычный список дел — в чем разница?

Обычный To-Do List отвечает на вопрос:

«Что мне нужно сделать?»

Матрица Эйзенхауэра добавляет второй уровень:

«Нужно ли мне вообще это делать и когда?»

Например, в обычном списке находятся:

1. Ответить на письмо.
2. Разработать стратегию проекта.
3. Заказать бумагу.
4. Посмотреть новое видео.
5. Исправить критическую ошибку.

Все пять пунктов выглядят одинаково.

Матрица заставляет сначала определить их значение.

И внезапно оказывается, что пункт №5 должен быть выполнен сейчас, №2 нужно поставить в календарь, №3 можно передать, а №4 вообще не является задачей, требующей внимания.

Матрица Эйзенхауэра или планировщик задач?

Эти инструменты хорошо дополняют друг друга.

Матрица Эйзенхауэра отвечает на вопрос:

Что важнее?

Планировщик задач отвечает:

Что, когда и в каком статусе необходимо выполнить?

Поэтому сначала можно расставить приоритеты с помощью матрицы, а затем перенести выбранные дела в обычный план.

На Formulion также можно скачать планировщик задач в Excel, если вам нужен более классический инструмент для ведения списка дел, сроков, статусов и прогресса.

Преимущества шаблона Formulion

Бесплатный

Шаблон можно скачать бесплатно в формате XLSX.

Без макросов

Для работы не требуется включать VBA или разрешать выполнение макросов.

Автоматическое распределение

Квадрант определяется на основе важности и срочности задачи.

Единый список

Не требуется вручную переносить большое количество задач между четырьмя блоками.

Контроль сроков

Можно использовать дедлайны и отслеживать состояние задач.

Недельное планирование

Приоритеты можно связать с конкретным планом на неделю.

Подходит для разных задач

Шаблон можно использовать для работы, учебы, проектов и личных дел.

Типичные ошибки при использовании матрицы Эйзенхауэра

Ошибка 1. Все задачи важные

Если абсолютно все отмечено как важное, матрица перестает выполнять свою функцию.

Нужно действительно выбирать.

Ошибка 2. Все задачи срочные

Наличие задачи в списке еще не означает, что ее необходимо выполнить сегодня.

Ошибка 3. Игнорировать второй квадрант

Именно здесь часто находятся задачи, влияющие на долгосрочный результат.

Ошибка 4. Ничего не делегировать

Если задача может быть выполнена другим человеком без потери результата, стоит хотя бы рассмотреть такую возможность.

Ошибка 5. Никогда не удалять задачи

Иногда лучший способ выполнить задачу — признать, что выполнять ее вообще не требуется.

Ошибка 6. Составить матрицу и больше к ней не возвращаться

Приоритеты изменяются вместе со сроками и обстоятельствами.

Матрица — это рабочий инструмент, а не одноразовое упражнение.

Кому подойдет матрица Эйзенхауэра

Шаблон может быть полезен:

• руководителям;
• специалистам;
• предпринимателям;
• фрилансерам;
• студентам;
• менеджерам проектов;
• сотрудникам с большим количеством текущих задач;
• людям, работающим над несколькими проектами;
• всем, кому сложно расставлять приоритеты.

При этом метод достаточно простой, поэтому для его использования не требуется изучать сложную систему тайм-менеджмента.

Скачать матрицу Эйзенхауэра Excel бесплатно

Если обычный список дел становится слишком большим и непонятно, с чего начинать, попробуйте сначала распределить задачи по важности и срочности.

Шаблон Formulion поможет сделать это непосредственно в Excel.

Скачать матрицу Эйзенхауэра в Excel бесплатно

Формат: XLSX.
Макросы: не используются.

Часто задаваемые вопросы

Что такое матрица Эйзенхауэра простыми словами?
Это способ разделить дела на четыре группы в зависимости от их важности и срочности. После этого становится проще решить, что выполнить сейчас, что запланировать, что передать другому человеку, а от чего отказаться.

Какие четыре квадранта есть в матрице Эйзенхауэра?
Классическое распределение выглядит так:
Важно и срочно → Сделать.
Важно и не срочно → Запланировать.
Не важно и срочно → Делегировать.
Не важно и не срочно → Исключить.

Как определить, важная ли задача?
Оцените, влияет ли ее выполнение на значимые цели, обязательства или результаты. Полезно также спросить себя, какие последствия возникнут, если задача вообще не будет выполнена.

Чем важность отличается от срочности?
Срочность связана со временем: насколько быстро необходимо действовать. Важность связана со значением результата и последствиями выполнения или невыполнения задачи.

Можно ли скачать матрицу Эйзенхауэра в Excel?
Да. На этой странице доступен бесплатный XLSX-шаблон матрицы Эйзенхауэра.

Подходит ли матрица для личных задач?
Да. Ее можно использовать как для работы, так и для домашних дел, учебы, финансовых задач, личных проектов и других целей.

Можно ли использовать ее для команды?
Да. В шаблоне предусмотрено поле ответственного, поэтому часть задач можно распределять между участниками команды.

Что делать с задачами второго квадранта?
Их следует запланировать. Желательно определить конкретный срок или день, когда вы будете ими заниматься.

Обязательно ли удалять все задачи четвертого квадранта?
Нет. «Исключить» следует воспринимать как предложение проверить ценность задачи. Некоторые дела можно полностью удалить, другие — сильно ограничить или выполнять только при наличии свободного времени.

Как часто нужно обновлять матрицу?
Это зависит от количества задач. При активной работе список можно просматривать ежедневно, а более полный пересмотр проводить при планировании недели.

Нужны ли макросы для шаблона?
Нет. Шаблон работает без макросов.

---

Скачать бесплатный шаблон

Готовы расставить задачи по приоритетам?

📥 Скачать «Матрица Эйзенхауэра в Excel» бесплатно

Добавьте свои задачи, определите их важность и срочность и используйте получившиеся квадранты как основу для дальнейшего планирования.